{"id":9801,"date":"2020-01-22T15:34:21","date_gmt":"2020-01-22T18:34:21","guid":{"rendered":"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/?p=9801"},"modified":"2026-02-19T07:22:37","modified_gmt":"2026-02-19T10:22:37","slug":"gestao-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/gestao-de-documentos\/","title":{"rendered":"Gest\u00e3o de documentos: conceito e como colocar em pr\u00e1tica na sua empresa"},"content":{"rendered":"\n<div class=\"text-center\"><a href=\"http:\/\/material.nomus.com.br\/ebook-gestao-processos\" target=\"_blank\" class=\"bannergerado\"><img decoding=\"async\" id=\"BannerManual\" data-src=\"http:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/gestao-processos.jpg\" alt=\"Gest\u00e3o de processos\" class=\"size-full bannerpadrao lazyload\" 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data-src=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/wp-content\/uploads\/2020\/01\/gest\u00e3o-de-documentos.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-9804 lazyload\" data-srcset=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/wp-content\/uploads\/2020\/01\/gest\u00e3o-de-documentos.jpg 620w, https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/wp-content\/uploads\/2020\/01\/gest\u00e3o-de-documentos-345x225.jpg 345w\" data-sizes=\"(max-width: 620px) 100vw, 620px\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" style=\"--smush-placeholder-width: 620px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 620\/405;\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">O que \u00e9 e qual o conceito da gest\u00e3o de documentos<\/h2>\n\n\n\n<p>Para come\u00e7ar, \u00e9 preciso deixar claro que nesse artigo estamos falando da <strong>gest\u00e3o de documentos nas empresas<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Existem outras defini\u00e7\u00f5es de gest\u00e3o de documentos, principalmente em quest\u00e3o de concursos e departamentos p\u00fablicos, que n\u00e3o iremos abordar nesse texto.<\/p>\n\n\n\n<p>Ent\u00e3o seguindo a proposta do Blog, a gest\u00e3o de documentos \u00e9 como uma empresa pode gerir todo o processo de documentos, ou seja, produzir, organizar e estocar seus documentos de forma eficaz.<\/p>\n\n\n\n<p>Isso \u00e9 muito importante para qualquer empresa, j\u00e1 que o volume de documentos s\u00f3 aumenta com o passar do tempo e s\u00e3o necess\u00e1rios cuidados para:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>N\u00e3o perder documentos<\/li>\n\n\n\n<li>Garantir a seguran\u00e7a de dados sigilosos<\/li>\n\n\n\n<li>Otimizar o espa\u00e7o f\u00edsico destinado a papelada<\/li>\n\n\n\n<li>Atender a demandas de clientes<\/li>\n\n\n\n<li>Atender a demandas do governo<\/li>\n\n\n\n<li>Atender a demandas jur\u00eddicas<\/li>\n\n\n\n<li>Localizar documentos mais rapidamente<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso, normalmente os textos sobre esse assunto abordam apenas como as empresas devem organizar e estocar seus documentos, entretanto, muitas ind\u00fastrias precisam gerar documentos de qualidade para seus produtos.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00c9 por isso que \u00e9 importante tamb\u00e9m incluir a produ\u00e7\u00e3o de documentos como um dos passos para a boa gest\u00e3o de documentos.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Benef\u00edcios da gest\u00e3o de documentos<\/h2>\n\n\n\n<p>Mas afinal, por que um gestor iria se preocupar com a gest\u00e3o de documentos?<\/p>\n\n\n\n<p>Para responder essa pergunta, nada melhor do que listar os principais benef\u00edcios da boa gest\u00e3o desses arquivos.<\/p>\n\n\n\n<p>Confira:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Mais organiza\u00e7\u00e3o e agilidade para os documentos<\/h3>\n\n\n\n<p>A primeira grande vantagem da boa gest\u00e3o de documentos \u00e9 obviamente melhorar toda a organiza\u00e7\u00e3o e agilidade em trabalhar com os documentos da sua empresa.<\/p>\n\n\n\n<p>Isso permite que os documentos sejam separados de forma organizada e assim podem ser encontrados f\u00e1cil e rapidamente.<\/p>\n\n\n\n<p>Dessa forma sua empresa reduz custos de pessoas que perderiam bastante tempo revirando pilhas de documentos desorganizados.<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso, reduz drasticamente a chance de extravios de documentos ou ainda invas\u00f5es para roubo de dados.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Atender a demandas de clientes e garantir a qualidade<\/h3>\n\n\n\n<p>Essa \u00e9 uma outra grande vantagem, que talvez at\u00e9 seja a primeira prioridade na gest\u00e3o de documentos para algumas ind\u00fastrias.<\/p>\n\n\n\n<p>O ponto aqui \u00e9 melhorar a produ\u00e7\u00e3o de documentos referentes a qualidade dos produtos fabricados.<\/p>\n\n\n\n<p>Isso \u00e9 fundamental para a garantia da qualidade e para a gera\u00e7\u00e3o de <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/databook\/\">databooks<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>Com uma boa gest\u00e3o de documentos da qualidade, a ind\u00fastria pode gerar documentos rapidamente e certific\u00e1-los com assinaturas digitais.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Reduzir custos<\/h3>\n\n\n\n<p>O impacto direto nas finan\u00e7as da empresa com a boa gest\u00e3o de documentos \u00e9 a <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/reduzir-custos\/\">redu\u00e7\u00e3o de custos<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>Isso porque com os documentos sendo gerados, organizados e estocados de forma eficiente, \u00e9 poss\u00edvel:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Reduzir o espa\u00e7o f\u00edsico destinado a papelada;<\/li>\n\n\n\n<li>Reduzir o tempo gasto para produzir documentos;<\/li>\n\n\n\n<li>Reduzir o tempo gasto para encontrar documentos;<\/li>\n\n\n\n<li>Reduzir o custo para manter os documentos arquivados;<\/li>\n\n\n\n<li>Reduzir o custo de portabilidade dos documentos caso precise mov\u00ea-los ou envi\u00e1-los para algu\u00e9m.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Padroniza\u00e7\u00e3o de documentos e organiza\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n<p>Com uma boa gest\u00e3o documental, sua empresa pode definir padr\u00f5es para gerar e organizar os documentos.<\/p>\n\n\n\n<p>Essa padroniza\u00e7\u00e3o facilita as buscas e tamb\u00e9m a gera\u00e7\u00e3o dos documentos, uma vez que a sua equipe e clientes j\u00e1 estar\u00e3o habituados com os padr\u00f5es da sua empresa.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Gest\u00e3o de documentos e conformidade legal<\/h2>\n\n\n\n<p>A organiza\u00e7\u00e3o dos documentos \u00e9 um dos crit\u00e9rios mais \u00e1rduos para a obten\u00e7\u00e3o do <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/iso-9001\/\">ISO 9001<\/a>. A norma diz que seus documentos e registros importantes devem ficar armazenados de forma organizada e acess\u00edvel para garantir a efic\u00e1cia do sistema de <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/gestao-da-qualidade-como-fazer-o-controle-da-producao\/\">gest\u00e3o de qualidade<\/a>.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Isso serve tanto para documentos e registros previstos pela Norma quanto pelo SGQ da pr\u00f3pria organiza\u00e7\u00e3o. Uma boa forma de resolver essa quest\u00e3o \u00e9 usando <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/melhores-sistemas-de-gestao-empresarial\/\">sistemas de gest\u00e3o<\/a> integrada com capacidade de gest\u00e3o documental em nuvem, garantindo a integridade de todos os dados e arquivos.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Dicas para melhorar a gest\u00e3o de documentos<\/h2>\n\n\n\n<p>Agora que passamos pela teoria e os principais benef\u00edcios, chegou a hora de colocar a m\u00e3o na massa.<\/p>\n\n\n\n<p>Para come\u00e7ar, recomendo que leia esse artigo com dicas de <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/melhorar-a-gestao-de-documentos\/\">como melhorar a gest\u00e3o de documentos da sua ind\u00fastria<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso, aqui est\u00e3o algumas dicas pr\u00e1ticas para melhorar o gerenciamento de documentos na sua empresa, confira:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Defina um padr\u00e3o para sua empresa<\/h3>\n\n\n\n<p>O primeiro passo para organizar \u00e9 definir como ser\u00e1 organizado.<\/p>\n\n\n\n<p>Para isso, defina qual ser\u00e1 o padr\u00e3o de organiza\u00e7\u00e3o dos documentos na sua empresa.<\/p>\n\n\n\n<p>De acordo com especialistas, uma dica para padronizar \u00e9 definir diferentes n\u00edveis:<\/p>\n\n\n\n<p>Armazenar em forma f\u00edsica e tamb\u00e9m digitalizada os documentos mais importantes, como contratos ou outros documentos com assinaturas. Estes est\u00e3o em primeiro lugar.<\/p>\n\n\n\n<p>J\u00e1 em segundo lugar vem os documentos maiores e menos importantes, como relat\u00f3rios, estudos de mercado e cadastros em geral.<\/p>\n\n\n\n<p>Para fechar, fica em terceiro n\u00edvel os documentos menos importantes, como c\u00f3pias e documentos que n\u00e3o precisam ser armazenados.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Organize os documentos f\u00edsicos<\/h3>\n\n\n\n<p>Por mais que o mundo esteja cada vez mais digitalizado, o fato \u00e9 que sua empresa ter\u00e1 que armazenar documentos f\u00edsicos.<\/p>\n\n\n\n<p>Ent\u00e3o n\u00e3o negligencie essa parte e coloque em pr\u00e1tica melhorias simples como:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Organizar todos os documentos f\u00edsicos em um s\u00f3 local, seguro e limpo;<\/li>\n\n\n\n<li>Caso a empresa seja pequena, um pequeno arm\u00e1rio com caixas e gavetas \u00e9 suficiente. Caso o volume seja muito grande, o ideal \u00e9 reservar uma sala para isso;<\/li>\n\n\n\n<li>Defina padr\u00f5es para organiza\u00e7\u00e3o, como separar por tipo, ordem alfab\u00e9tica, data etc.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Utilize um sistema para gest\u00e3o de documentos da qualidade<\/h3>\n\n\n\n<p>Para as empresas que precisam gerar e administrar a documenta\u00e7\u00e3o da qualidade dos seus produtos, \u00e9 fundamental utilizar um <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/sistema-de-gestao\/\">sistema de gest\u00e3o<\/a> para essa atividade.<\/p>\n\n\n\n<p>Isso porque o sistema \u00e9 capaz de:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Reduzir erros no preenchimento de documentos;<\/li>\n\n\n\n<li>Reduzir o tempo na elabora\u00e7\u00e3o de documentos e <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/dicas-para-aumentar-a-produtividade\/\">aumentar a produtividade<\/a> da equipe de Controle da Qualidade;<\/li>\n\n\n\n<li>Acabar com o extravio de documentos;<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/reduzir-custos\/\">Reduzir custos<\/a> e burocracia com a impress\u00e3o de documentos utilizando <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/assinatura-digital\/\">assinatura digital<\/a>.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Exemplo de gera\u00e7\u00e3o de documento para controle da qualidade no sistema <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/erpindustrial\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"Nomus ERP Industrial (opens in a new tab)\">Nomus ERP Industrial<\/a>:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/wp-content\/uploads\/2020\/01\/sistema-para-gestao-de-documentos.jpg\" rel=\"lightbox[9801]\"><img decoding=\"async\" width=\"997\" height=\"928\" data-src=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/wp-content\/uploads\/2020\/01\/sistema-para-gestao-de-documentos.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-9813 lazyload\" data-srcset=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/wp-content\/uploads\/2020\/01\/sistema-para-gestao-de-documentos.jpg 997w, https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/wp-content\/uploads\/2020\/01\/sistema-para-gestao-de-documentos-242x225.jpg 242w, https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/wp-content\/uploads\/2020\/01\/sistema-para-gestao-de-documentos-768x715.jpg 768w\" data-sizes=\"(max-width: 997px) 100vw, 997px\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" style=\"--smush-placeholder-width: 997px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 997\/928;\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Considere terceirizar a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos<\/h3>\n\n\n\n<p>Digitalizar pelo menos uma parte dos documentos da sua empresa \u00e9 o melhor caminho para gerenciar melhor esse setor.<\/p>\n\n\n\n<p>O problema \u00e9 que esse trabalho pode ser muito custoso para sua empresa, j\u00e1 que n\u00e3o possuem expertise das melhores pr\u00e1ticas dessa atividade.<\/p>\n\n\n\n<p>Ent\u00e3o uma solu\u00e7\u00e3o que pode aumentar a agilidade e a organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 contratar uma empresa que ofere\u00e7a servi\u00e7os de digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos.<\/p>\n\n\n\n<p>Veja tamb\u00e9m: <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/acoes-para-aumentar-a-produtividade\/\">15 a\u00e7\u00f5es para aumentar a produtividade de uma ind\u00fastria<\/a><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Mantenha os backups atualizados e seguros<\/h3>\n\n\n\n<p>Fa\u00e7a backups com frequ\u00eancia regular dos seus documentos que precisam ser guardados por mais tempo.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00c9 poss\u00edvel fazer isso de diferentes formas, como em HDs externos ou servi\u00e7os na nuvem.<\/p>\n\n\n\n<p>O mais recomendado \u00e9 utilizar um servi\u00e7o na nuvem de uma grande empresa, j\u00e1 que esse as chances de problema s\u00e3o bem menores.<\/p>\n\n\n\n<p>O sistema da Nomus utiliza a Amazon como fornecedor de backups e todos os nossos clientes que optam pelo sistema na nuvem tem seus dados seguros por l\u00e1.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Como um sistema de gest\u00e3o de documentos pode ajudar sua empresa<\/h2>\n\n\n\n<p>O Nomus <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/erp\/\">ERP<\/a> Industrial possui um <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/erpindustrial\/como-funciona\/documentos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"m\u00f3dulo inteiro dedicado a gest\u00e3o de documentos (opens in a new tab)\">m\u00f3dulo inteiro dedicado a gest\u00e3o de documentos<\/a> para uma ind\u00fastria.<\/p>\n\n\n\n<p>Para esse artigo ficar mais pr\u00e1tico, irei listar aqui as principais funcionalidades que um sistema desse pode oferecer para sua empresa, confira:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Registrar documentos em computadores ou tablets<\/h3>\n\n\n\n<p>\u00c9 poss\u00edvel registrar documentos, como:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>relat\u00f3rios de inspe\u00e7\u00e3o<\/li>\n\n\n\n<li>relat\u00f3rios de liquido penetrante<\/li>\n\n\n\n<li>relat\u00f3rios de particula magnetica <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Tudo isso direto de computadores ou tablets, com agilidade e reduzindo erros de preenchimento dos documentos.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Assinatura digital de documentos<\/h3>\n\n\n\n<p>O sistema tamb\u00e9m permite que sua equipe fa\u00e7a a <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/assinatura-digital\/\">assinatura digital<\/a> de documentos carregando automaticamente a assinatura eletr\u00f4nica de cada usu\u00e1rio. <\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"473\" data-src=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/wp-content\/uploads\/2020\/01\/assinatura-digital-nomus-1024x473.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-9818 lazyload\" data-srcset=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/wp-content\/uploads\/2020\/01\/assinatura-digital-nomus-1024x473.jpg 1024w, https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/wp-content\/uploads\/2020\/01\/assinatura-digital-nomus-345x159.jpg 345w, https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/wp-content\/uploads\/2020\/01\/assinatura-digital-nomus-768x355.jpg 768w, https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/wp-content\/uploads\/2020\/01\/assinatura-digital-nomus.jpg 1109w\" data-sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" style=\"--smush-placeholder-width: 1024px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 1024\/473;\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Gere documentos PDF personalizados<\/h3>\n\n\n\n<p>\u00c9 poss\u00edvel personalizar o layout dos seus documentos para atender seus padr\u00f5es e\/ou para enviar aos seus clientes.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Requisitos de documenta\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n<p>\u00c9 poss\u00edvel definir os requisitos de documenta\u00e7\u00e3o por produto e(ou) opera\u00e7\u00e3o do roteiro, e saiber exatamente quais documentos precisam ser elaborados.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Melhore a gest\u00e3o de documentos da sua empresa<\/h2>\n\n\n\n<p>Como vimos a gest\u00e3o de documentos \u00e9 um assunto que toda empresa ter\u00e1 que abordar em algum momento. Algumas com mais urg\u00eancia do que as outras, mas \u00e9 um assunto que n\u00e3o deve ser negligenciado.<\/p>\n\n\n\n<p>Comece colocando em pr\u00e1tica as atividades mais simples, mas que j\u00e1 podem gerar bastante resultado e caso sua empresa precise de algo mais avan\u00e7ado, busque a ajuda de profissionais.<\/p>\n\n\n\n<p>Recomendo que assista uma <a href=\"https:\/\/material.nomus.com.br\/apresentacao-erp-industrial-nomus\">demonstra\u00e7\u00e3o do Nomus ERP Industrial<\/a> e assim veja na pr\u00e1tica como o sistema cuida da gest\u00e3o documental.<\/p>\n\n\n\n<p>Fique a vontade para entrar em contato caso tenha alguma d\u00favida ou sugest\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"text-center\"><a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/erpindustrial\/?utm_source=bannersGerados&utm_medium=blog&utm_campaign=qualidade1\" class=\"bannergerado\" target=\"_blank\"><img decoding=\"async\" id=\"BannerManual\" data-src=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/erpindustrialsetorqualidade.jpg\" class=\"size-full bannerpadrao lazyload\" alt=\"Software ERP Para controle da qualidade\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" style=\"--smush-placeholder-width: 650px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 650\/260;\"><\/a><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>A gest\u00e3o de documentos \u00e9 um conjunto de procedimentos que visam melhorar desde a produ\u00e7\u00e3o at\u00e9 o arquivamento dos documentos de uma empresa. 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