{"id":6758,"date":"2018-07-05T08:00:33","date_gmt":"2018-07-05T11:00:33","guid":{"rendered":"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/?p=6758"},"modified":"2026-04-02T10:25:16","modified_gmt":"2026-04-02T13:25:16","slug":"melhorar-a-gestao-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/melhorar-a-gestao-de-documentos\/","title":{"rendered":"Como melhorar a gest\u00e3o de documentos da sua ind\u00fastria"},"content":{"rendered":"<div class=\"text-center\"><a href=\"http:\/\/material.nomus.com.br\/ebookqualidade\" target=\"_blank\" class=\"bannergerado\"><img decoding=\"async\" id=\"BannerManual\" data-src=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/wp-content\/uploads\/2019\/04\/banner-gestao-da-qualidade-o-guia-completo.jpg\" border=\"0\" alt=\"Gest\u00e3o da Qualidade\" class=\"size-full bannerpadrao lazyload\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" style=\"--smush-placeholder-width: 650px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 650\/260;\" \/><\/a><\/div>\n\n\n\n<p>Como <strong>melhorar a <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/gestao-de-documentos\/\">gest\u00e3o de documentos<\/a><\/strong> da sua ind\u00fastria? Vamos a um diagn\u00f3stico r\u00e1pido? Responda as perguntas a seguir:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Voc\u00ea consegue encontrar com facilidade um documento sempre que precisa?<\/li>\n\n\n\n<li>Quando encontra, voc\u00ea tem certeza que \u00e9 a a vers\u00e3o certa?<\/li>\n\n\n\n<li>Voc\u00ea sabe dizer se um documento foi modificado e quem fez a altera\u00e7\u00e3o?<\/li>\n\n\n\n<li>Quando vai criar um documento novo, consegue criar com poucos cliques usando um modelo predefinido?<\/li>\n\n\n\n<li>Quando avalia um pedido de um cliente, voc\u00ea consegue saber todos os documentos que devem estar prontos para que o pedido seja faturado?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Caso a resposta para alguma dessas quest\u00f5es for n\u00e3o, existem grandes as chances de voc\u00ea estar com problemas problemas relacionados a <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/gestao-de-documentos\/\">gest\u00e3o de documentos<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>Mas voc\u00ea n\u00e3o est\u00e1 sozinho. A gest\u00e3o de documentos continua sendo um desafio em muitas ind\u00fastrias.<\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/como-organizar-uma-empresa-desorganizada\/\">Informa\u00e7\u00f5es desorganizadas<\/a> e fora de controle levam ao caos. Muitas ind\u00fastrias gastam ou perdem muito dinheiro com multas e clientes insatisfeitos, devido ao n\u00e3o cumprimento dos prazos ou perda de documentos.<\/p>\n\n\n\n<p>Por isso h\u00e1 uma procura por maneiras de acabar com esses custos, mudando a gest\u00e3o de documentos baseada em papel e tornando seus processos mais r\u00e1pidos e confi\u00e1veis.<\/p>\n\n\n\n<p>E agora vem a boa not\u00edcia:&nbsp;implementar mudan\u00e7as para melhorar a gest\u00e3o de documentos da sua f\u00e1brica n\u00e3o \u00e9 dif\u00edcil.<\/p>\n\n\n\n<p>Este artigo traz algumas estrat\u00e9gias f\u00e1ceis de implementar que podem ajudar voc\u00ea a <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/reduzir-custos\/\">reduzir custos<\/a> e melhorar toda a sua gest\u00e3o de documentos, confira:<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">1. Fa\u00e7a uma limpeza geral nos documentos<\/h2>\n\n\n\n<p>O primeiro passo \u00e9 fazer uma limpa nos documentos e determinar o que realmente precisa ser classificado e guardado dos papeis que podem ser descartados.<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m da import\u00e2ncia dos documentos, vale a pena verificar prazos e validades. Alguns documentos podem ter expirado e n\u00e3o fazem mais sentido serem estocados.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">2. Gest\u00e3o de documentos digital<\/h2>\n\n\n\n<p>A segunda dica para melhorar a <a href=\"https:\/\/blog.zapsign.com.br\/gestao-de-documentos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">gest\u00e3o de documentos<\/a> \u00e9: transformar papel em informa\u00e7\u00e3o digital (por exemplo, PDF ou um software de gest\u00e3o). A digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos \u00e9 uma maneira simples de come\u00e7ar a eliminar a inefici\u00eancia dos processos da sua f\u00e1brica.<\/p>\n\n\n\n<p>Nas f\u00e1bricas que possuem processos baseados em papel, a produtividade \u00e9 impactada de forma negativa. O mercado est\u00e1 cada vez mais competitivo, e a ind\u00fastria ineficiente acaba sendo ultrapassada pela concorr\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n<p>Quando a informa\u00e7\u00e3o est\u00e1 digitalizada, ela pode ser recuperada mais rapidamente e pode ser rastreada, gerenciada e reutilizada de forma mais simples e eficiente.<\/p>\n\n\n\n<p>Essa velocidade ajuda a reduzir e at\u00e9 mesmo eliminar as atividades que atualmente s\u00e3o lentas e suscet\u00edveis a erros com o manuseio de papel.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image alignnone\"><a href=\"https:\/\/nomus.com.br\/erpindustrial\/wp-content\/uploads\/2016\/05\/1-atributos.jpg\" rel=\"lightbox[6758]\"><img decoding=\"async\" data-src=\"https:\/\/nomus.com.br\/erpindustrial\/wp-content\/uploads\/2016\/05\/1-atributos.jpg\" alt=\"Gest\u00e3o de documentos\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" class=\"lazyload\" \/><\/a><figcaption class=\"wp-element-caption\">Registro de Documentos no Nomus <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/erp\/\">ERP<\/a> Industrial<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">3. Crie uma base de documentos da sua ind\u00fastria<\/h2>\n\n\n\n<p>A segunda dica \u00e9 montar um reposit\u00f3rio para centralizar todos os documentos da ind\u00fastria.<\/p>\n\n\n\n<p>N\u00e3o \u00e9 incomum ver setores diferentes da mesma ind\u00fastria produzirem documentos de formas diferentes. Isso tende a promover a redund\u00e2ncia em atividades como a aprova\u00e7\u00e3o e distribui\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p>Ao centralizar os documentos da sua f\u00e1brica, os funcion\u00e1rios podem encontrar documentos importantes com facilidade sempre que precisam.<\/p>\n\n\n\n<p>Uma vez que sua ind\u00fastria possui acesso r\u00e1pido \u00e0s informa\u00e7\u00f5es e documentos, ela se torna mais r\u00e1pida e precisa para responder as demandas dos seus clientes.<\/p>\n\n\n\n<p>Para fechar, vale ressaltar que a o acesso as informa\u00e7\u00f5es de forma r\u00e1pida tamb\u00e9m melhora os processos de <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/tomada-de-decisao\/\">tomada de decis\u00e3o<\/a> da sua f\u00e1brica.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">4. Organize seus documentos<\/h2>\n\n\n\n<p>As f\u00e1bricas geram grandes quantidades de documentos diariamente.<\/p>\n\n\n\n<p>Para otimizar a pesquisa de documentos na sua f\u00e1brica, o ideal \u00e9 organizar seus documentos por categorias ou outras formas de separa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p>Uma ind\u00fastria pode ter dezenas de tipos de documentos diferentes e que s\u00e3o essenciais para uma boa gest\u00e3o, como:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Proposta comercial<\/li>\n\n\n\n<li>Pedido de venda<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/romaneio\/\">Romaneio<\/a> de <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/expedicao\/\">expedi\u00e7\u00e3o<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/pedido-de-compra\/\">Pedido de compra<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/ficha-tecnica-de-produto\/\">Ficha t\u00e9cnica de produto<\/a> (Incluindo roteiro de fabrica\u00e7\u00e3o e <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/lista-de-materiais-bom\/\">lista de materiais<\/a>)<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/ordem-de-producao\/\">Ordem de produ\u00e7\u00e3o<\/a><\/li>\n\n\n\n<li>Relat\u00f3rio de inspe\u00e7\u00e3o<\/li>\n\n\n\n<li>Relat\u00f3rio de <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/ensaios-nao-destrutivos\/\">ensaios n\u00e3o destrutivos<\/a> (Part\u00edcula magn\u00e9tica, L\u00edquido penetrante, Ultrassom, etc)<\/li>\n\n\n\n<li>Relat\u00f3rios de auditoria<\/li>\n\n\n\n<li>Etc<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Analise e identifique os tipos de documentos da sua ind\u00fastria e ent\u00e3o classifique-os de modo que facilite encontr\u00e1-los.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image alignnone\"><a href=\"https:\/\/nomus.com.br\/erpindustrial\/wp-content\/uploads\/2016\/05\/4-requisito.jpg\" rel=\"lightbox[6758]\"><img decoding=\"async\" data-src=\"https:\/\/nomus.com.br\/erpindustrial\/wp-content\/uploads\/2016\/05\/4-requisito.jpg\" alt=\"Gest\u00e3o de documentos\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" class=\"lazyload\" \/><\/a><figcaption class=\"wp-element-caption\">Requisitos para documenta\u00e7\u00e3o no Nomus ERP Industrial<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">5. Utilize Modelos de Documento<\/h2>\n\n\n\n<p>Pare de reinventar a roda toda vez que vai criar um novo documento.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00c9 poss\u00edvel otimizar a cria\u00e7\u00e3o de documentos atrav\u00e9s do uso de modelos pr\u00e9-definidos.<\/p>\n\n\n\n<p>Voc\u00ea pode ter templates b\u00e1sicos de documentos at\u00e9 mesmo no Word ou o Excel contendo informa\u00e7\u00f5es tais como cabe\u00e7alhos e rodap\u00e9s, imagens, tabelas, f\u00f3rmulas, entre outros.<\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/excel-para-gestao\/\">O problema de usar o Word e Excel<\/a> \u00e9 que voc\u00ea n\u00e3o tem controle de vers\u00e3o, altera\u00e7\u00e3o e valida\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n<p>Ao utilizar modelos pr\u00e9-feitos sua ind\u00fastria ir\u00e1 gerar documentos padronizados e alinhados as demandas de seus clientes.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image alignnone\"><a href=\"https:\/\/nomus.com.br\/erpindustrial\/wp-content\/uploads\/2016\/05\/3-documento-gerado-pelo-sistema-gestao.jpg\" rel=\"lightbox[6758]\"><img decoding=\"async\" data-src=\"https:\/\/nomus.com.br\/erpindustrial\/wp-content\/uploads\/2016\/05\/3-documento-gerado-pelo-sistema-gestao.jpg\" alt=\"Modelo de gest\u00e3o de documento\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" class=\"lazyload\" \/><\/a><figcaption class=\"wp-element-caption\">Modelo de documento personalizado gerado pelo Nomus ERP Industrial<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">6. Defina Permiss\u00f5es de Acesso<\/h2>\n\n\n\n<p>Ao digitalizar suas informa\u00e7\u00f5es, \u00e9 importante se proteger contra os riscos de seguran\u00e7a. Na maioria das vezes n\u00e3o s\u00e3o todos os colaboradores da f\u00e1brica que precisam de acesso completo a todos os documentos.<\/p>\n\n\n\n<p>Por isso \u00e9 fundamental que defina de controles de acesso adequados para ter mais seguran\u00e7a e evitar que as informa\u00e7\u00f5es desapare\u00e7am ou ainda sejam modificadas de forma acidental ou maliciosa.<\/p>\n\n\n\n<p>Estabele\u00e7a um padr\u00e3o de controle, por exemplo, dando acesso a edi\u00e7\u00e3o para alguns colaboradores e de visualiza\u00e7\u00e3o para os demais. \u00c9 poss\u00edvel criar padr\u00f5es de acesso e seguran\u00e7a usando um software de gerenciamento de documentos como o <a href=\"https:\/\/nomus.com.br\/erpindustrial\/como-funciona\/documentos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><strong>m\u00f3dulo de documentos do Nomus ERP Industrial<\/strong><\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>Veja tamb\u00e9m quais s\u00e3o os <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/modulos-de-um-erp\/\">m\u00f3dulos de um ERP<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">7. Controle as Vers\u00f5es dos Documentos<\/h2>\n\n\n\n<p>Para ter uma boa gest\u00e3o de documentos \u00e9 fundamental que possua total controle das vers\u00f5es dos documentos gerados na sua f\u00e1brica.<\/p>\n\n\n\n<p>Os documentos de uma f\u00e1brica podem mudar a qualquer momento. Por exemplo, voc\u00ea pode decidir adicionar informa\u00e7\u00f5es importantes no relat\u00f3rio de inspe\u00e7\u00e3o elaborado pelo Controle de Qualidade, gerando uma nova vers\u00e3o deste documento, e ap\u00f3s essa decis\u00e3o, \u00e9 importante que todos os colaboradores utilizem a vers\u00e3o mais atual deste documento.<\/p>\n\n\n\n<p>Com um bom controle de vers\u00f5es, \u00e9 poss\u00edvel implementar melhorias e personaliza\u00e7\u00f5es e ainda assim manter todos os colaboradores da sua f\u00e1brica atualizados.<\/p>\n\n\n\n<p>Centralizando a gera\u00e7\u00e3o de seus documentos em um bom sistema, \u00e9 poss\u00edvel garantir que todos os documentos gerados estar\u00e3o sempre na vers\u00e3o mais atual.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">8. Cuide da sua base de documentos<\/h2>\n\n\n\n<p>Mantenha a sa\u00fade da sua base de documentos em bom estado. Ou seja, guarde de forma segura os documentos importantes e avalie quais documentos podem estar armazenados sem nenhuma utilidade.<\/p>\n\n\n\n<p>Normalmente os documentos industriais possuem uma vida \u00fatil e podem acabar causando confus\u00e3o e a ocupa\u00e7\u00e3o de grandes espa\u00e7os de armazenamento.<\/p>\n\n\n\n<p>Tanto documentos f\u00edsicos como eletr\u00f4nicos exigem espa\u00e7o de armazenamento. Sendo assim, evite custos desnecess\u00e1rios definindo pol\u00edticas para descartar os documentos que n\u00e3o possuem mais serventia para sua f\u00e1brica, clientes e governo.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Armazenamento em Nuvem<\/h3>\n\n\n\n<p>A digitaliza\u00e7\u00e3o da sua gest\u00e3o de documentos, como voc\u00ea j\u00e1 viu em dicas anteriores, traz muitas vantagens. S\u00f3 que existem formas de fazer a migra\u00e7\u00e3o dos seus arquivos f\u00edsicos para o ambiente virtual. <strong>Uma delas \u00e9 o armazenamento em nuvem<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>N\u00e3o leve para o literal. <strong>Computa\u00e7\u00e3o em nuvem \u00e9 um termo metaf\u00f3rico, os dados n\u00e3o s\u00e3o armazenados de fato nas nuvens<\/strong>. O que acontece \u00e9 que h\u00e1 um grupo de servidores conectados na internet estruturados para guardar dados, documentos e informa\u00e7\u00f5es.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>O sistema de armazenamento em nuvem traz <strong>agilidade e seguran\u00e7a<\/strong> para os seus processos e documentos. As informa\u00e7\u00f5es ficam a salvo de roubos, invas\u00f5es e sinistros na estrutura f\u00edsica da empresa. <strong>Claro, tudo isso depende de qual fornecedor voc\u00ea contratar\u00e1 para guardar e proteger seus dados.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">9. Evite acumulo<\/h2>\n\n\n\n<p>Para fechar, busque sempre evitar que seus documentos acumulem sem classifica\u00e7\u00e3o e organiza\u00e7\u00e3o. Caso contr\u00e1rio, todo <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/ppcp\/\">planejamento<\/a> inicial pode ser perdido.<\/p>\n\n\n\n<p>Portanto, defina processos para organizar e arquivar os documentos importantes para sua f\u00e1brica o quanto antes.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Aprenda mais sobre a gest\u00e3o de documentos<\/h2>\n\n\n\n<p>Agora que voc\u00ea j\u00e1 aprendeu dicas importantes sobre gest\u00e3o de documentos e provavelmente tem interesse em melhorar esse aspecto da sua f\u00e1brica, aqui est\u00e3o algumas dicas para o seu pr\u00f3ximo passo:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Baixe este <strong><a href=\"http:\/\/material.nomus.com.br\/ebookqualidade\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">ebook sobre Gest\u00e3o de Qualidade<\/a><\/strong><\/li>\n\n\n\n<li>Entenda o <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/databook\/\">que \u00e9 um databook<\/a><\/li>\n\n\n\n<li>Veja este artigo sobre <a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/5-problemas-comuns-ao-criar-um-databook-e-como-resolve-los\/\"><strong>erros comuns ao elaborar databooks<\/strong><\/a><\/li>\n\n\n\n<li>Entenda como funciona o<a href=\"https:\/\/nomus.com.br\/erpindustrial\/como-funciona\/documentos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><strong> m\u00f3dulo de documentos do Nomus ERP Industrial<\/strong><\/a><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Fique a vontade para compartilhar suas experi\u00eancias com gest\u00e3o de documentos nos coment\u00e1rios abaixo e vamos em frente!<\/p>\n\n\n<div class=\"text-center\"><a href=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/erpindustrial\/?utm_source=bannersGerados&utm_medium=blog&utm_campaign=animado1\" target=\"_blank\" class=\"bannergerado-erp\"><img decoding=\"async\" id=\"BannerManual\" data-src=\"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/banner-sistema-de-gestao-erp-nomus.gif\" border=\"0\" alt=\"Nomus ERP Industrial\" class=\"size-full banneranimado lazyload\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" style=\"--smush-placeholder-width: 712px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 712\/99;\" \/><\/a><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Como melhorar a gest\u00e3o de documentos da sua ind\u00fastria? 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