{"id":1060,"date":"2015-07-14T11:06:09","date_gmt":"2015-07-14T11:06:09","guid":{"rendered":"http:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/?p=1060"},"modified":"2023-02-16T10:23:23","modified_gmt":"2023-02-16T13:23:23","slug":"14-dicas-para-uma-reuniao-produtiva-para-a-implantacao-de-um-ppcp","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.nomus.com.br\/blog-industrial\/14-dicas-para-uma-reuniao-produtiva-para-a-implantacao-de-um-ppcp\/","title":{"rendered":"14 dicas para uma reuni\u00e3o produtiva para a implanta\u00e7\u00e3o de um PPCP"},"content":{"rendered":"
\"Gest\u00e3o<\/a><\/div>\n\n\n\n

A reuni\u00e3o \u00e9 uma ferramenta de gest\u00e3o<\/a> muito eficiente<\/strong> que possui in\u00fameras aplica\u00e7\u00f5es. Essa caracter\u00edstica gen\u00e9rica das reuni\u00f5es, se n\u00e3o for utilizada de modo adequado, pode transform\u00e1-las em um problema.<\/p>\n\n\n\n

Ao longo dos meus muitos projetos de implanta\u00e7\u00e3o de sistemas de gest\u00e3o<\/a> informatizados, com \u00eanfase no PPCP<\/a>, percebi que um dos principais motivos de problemas \u00e9 a forma com que as reuni\u00f5es s\u00e3o conduzidas. Um projeto desta natureza conta com pessoas da ind\u00fastria cliente e um ou mais consultores da empresa que est\u00e1 fornecendo o software de gest\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Reuni\u00f5es mal conduzidas, com as pessoas erradas, distra\u00eddas ou no momento errado diminuem muito a produtividade da pr\u00f3pria reuni\u00e3o e do projeto como um todo. Uma reuni\u00e3o improdutiva, na pr\u00e1tica, \u00e9 igual a perder dinheiro<\/strong>, n\u00e3o s\u00f3 o dinheiro investido na consultoria, mas o tempo investido de toda equipe interna da ind\u00fastria.<\/p>\n\n\n\n

Por isso listei 14 dicas para uma reuni\u00e3o mais produtiva<\/strong> com base em experi\u00eancias positivas e negativas com reuni\u00f5es de implanta\u00e7\u00e3o, tendo sido em algumas situa\u00e7\u00f5es l\u00edder da reuni\u00e3o e em outras um participante.<\/p>\n\n\n\n

1. Defina um moderador:<\/h2>\n\n\n\n

Ou l\u00edder, algu\u00e9m que deve gerenciar a reuni\u00e3o e se preocupar continuamente com o andamento da reuni\u00e3o em si.<\/p>\n\n\n\n

O l\u00edder deve estar presente em todas as reuni\u00f5es e entender, mesmo que genericamente, de tudo que \u00e9 conversado durante a reuni\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Essa pessoa vai conseguir ter uma vis\u00e3o geral do projeto<\/strong>, saber se o cronograma<\/strong> est\u00e1 sendo seguido, quais s\u00e3o os pr\u00f3ximos passos<\/strong> e quais as principais pend\u00eancias<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

2. Defina a pauta da reuni\u00e3o e seus integrantes:<\/h2>\n\n\n\n

Para que uma reuni\u00e3o seja produtiva, cada integrante da reuni\u00e3o deve saber exatamente o motivo de estar l\u00e1<\/strong>, sem surpresas.<\/p>\n\n\n\n

Defina os integrantes da reuni\u00e3o de acordo com a pauta definida, procure quem \u00e9 indispens\u00e1vel para reuni\u00e3o, n\u00e3o desperdice o tempo de ningu\u00e9m<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Por exemplo, uma reuni\u00e3o de 2 horas com 3 pessoas que n\u00e3o deveriam estar presentes al\u00e9m de tirar o foco, representa na pr\u00e1tica o desperd\u00edcio de 6 horas de trabalho.<\/p>\n\n\n\n

3. Controle o tempo de reuni\u00e3o<\/h2>\n\n\n\n

Esse \u00e9 um dos maiores desafios<\/strong> na condu\u00e7\u00e3o de uma reuni\u00e3o. Para minimiz\u00e1-lo, estime os tempos para tratar de cada assunto e a dura\u00e7\u00e3o total da reuni\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Caso um assunto se mostre mais longo do que o previsto, voc\u00ea pode ter certeza de que nem todas as quest\u00f5es ser\u00e3o resolvidas na reuni\u00e3o. \u00c9 importante que o moderador tenha autoridade para cortar este assunto<\/strong>, passar para o pr\u00f3ximo e delegar deveres de casa.<\/p>\n\n\n\n

Deixe claro para todo o grupo o tempo esperado da reuni\u00e3o para que todos se preocupem com este importante fator.<\/p>\n\n\n\n

4. Defina o local ideal<\/h2>\n\n\n\n

Procure um ambiente agrad\u00e1vel, confort\u00e1vel, com pouco ru\u00eddo, pr\u00f3ximo de banheiros e com acesso a \u00e1gua e biscoitos. De prefer\u00eancia, o local da reuni\u00e3o deve ser diferente do local de trabalho<\/strong> do dia a dia.<\/p>\n\n\n\n

Se algu\u00e9m for at\u00e9 a sua mesa te procurar e voc\u00ea estiver em reuni\u00e3o ali, as chances de a reuni\u00e3o ser interrompida s\u00e3o muito maiores do que se voc\u00ea estiver em uma sala reservada. Uma reuni\u00e3o com interrup\u00e7\u00f5es pode levar mais que o dobro do tempo para ser conclu\u00edda, al\u00e9m de levar a perda do racioc\u00ednio dos participantes \u2013 o famoso \u201conde \u00e9 que a gente estava antes da interrup\u00e7\u00e3o?\u201d \u2013 e as chances de todos os participantes voltarem a um ponto diferente ou at\u00e9 mesmo se esquecerem do que estava sendo tratado \u00e9 enorme.<\/p>\n\n\n\n

5. Reserve sua agenda para evitar interrup\u00e7\u00f5es<\/h2>\n\n\n\n

Adiante suas rotinas ou delegue suas fun\u00e7\u00f5es a outras pessoas. Pode parecer dif\u00edcil, mas se voc\u00ea tiver planejado<\/strong> reservar o tempo da reuni\u00e3o somente para esta finalidade<\/strong>, ir\u00e1 aumentar muito a produtividade<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Se poss\u00edvel, deixe seu celular com uma secret\u00e1ria para ela anotar todos os recados. Avise que situa\u00e7\u00f5es ela poder\u00e1 interromper a reuni\u00e3o e quais ela n\u00e3o deve. Com isso, \u00e9 poss\u00edvel evitar atender telefones durante a reuni\u00e3o. Mantenha o foco.<\/p>\n\n\n\n

6. Busque a democracia, mas n\u00e3o perca o foco<\/h2>\n\n\n\n

Motive os integrantes a interagir para facilitar a comunica\u00e7\u00e3o e propiciar a tomada de decis\u00e3o<\/a> em grupo. Uma decis\u00e3o consensual \u00e9 sempre melhor aceita<\/strong> e mais f\u00e1cil de ser implementada.<\/p>\n\n\n\n

Entretanto, caso voc\u00ea perceba que os participantes t\u00eam posi\u00e7\u00f5es muito divergentes e firmes, n\u00e3o perca o foco. Avalie se \u00e9 poss\u00edvel fazer uma vota\u00e7\u00e3o ou se a opini\u00e3o de determinada pessoa deve ter maior peso e siga em frente.<\/p>\n\n\n\n

7. Prepare-se e fa\u00e7a o dever de casa antes da reuni\u00e3o<\/h2>\n\n\n\n

Revise os assuntos da pauta antes da reuni\u00e3o<\/strong>. Caso tenha tido tarefas atribu\u00eddas a voc\u00ea na reuni\u00e3o anterior, certifique-se que elas foram realizadas ou leve para a reuni\u00e3o uma lista com a situa\u00e7\u00e3o em que cada tarefa est\u00e1.<\/p>\n\n\n\n

Pense nos problemas relacionados na pauta antes da reuni\u00e3o e reflita sobre suas poss\u00edveis solu\u00e7\u00f5es. Com isso, voc\u00ea ir\u00e1 se preparar para a reuni\u00e3o e mostrar dom\u00ednio dos temas, facilitando seu bom andamento.<\/p>\n\n\n\n

8. Tenha bom senso nos coment\u00e1rios<\/h2>\n\n\n\n

Voc\u00ea j\u00e1 ouviu o ditado \u201cera melhor ter ficado calado do que falar isso\u201d? Coment\u00e1rios colocados fora de hora ou que n\u00e3o dizem respeito \u00e0 pauta s\u00e3o dispens\u00e1veis caso voc\u00ea queira reuni\u00f5es produtivas.<\/p>\n\n\n\n

Busque contribuir em uma reuni\u00e3o com bom senso, tenha crit\u00e9rios antes de se colocar e fa\u00e7a coment\u00e1rios pertinentes aos assuntos tratados<\/strong>.  \u00c9 importante saber ficar em sil\u00eancio e deixar assuntos individuas para depois.<\/p>\n\n\n\n

9. N\u00e3o deixe de discordar<\/h2>\n\n\n\n

Manifeste-se com o que n\u00e3o concordar, mas saiba escutar boas ideias. Voc\u00ea n\u00e3o pode perder a oportunidade de colocar sua opini\u00e3o quando perceber que algo est\u00e1 errado.<\/p>\n\n\n\n

N\u00e3o sinta inseguran\u00e7a de opinar diferente de outras pessoas, pois um ponto de vista diferente muitas vezes pode representar a solu\u00e7\u00e3o de um problema.<\/p>\n\n\n\n

10. Evite conversas paralelas<\/h2>\n\n\n\n

Em uma reuni\u00e3o com mais de 3 pessoas, uma das piores experi\u00eancias \u00e9 uma conversa paralela<\/strong> entre alguns dos participantes. Quem estiver de fora da conversa fica com a sensa\u00e7\u00e3o de que algo est\u00e1 sendo escondido. Caso queira comentar um assunto em particular com um ou mais participantes, anote sua ideia em um caderno e fa\u00e7a isso em outro momento ap\u00f3s o t\u00e9rmino da reuni\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Preste aten\u00e7\u00e3o no que os outros falam, evite conversas paralelas. Se tiver uma sugest\u00e3o ou quiser a palavra, levante a m\u00e3o, aguarde a sua vez e fale para todos.<\/p>\n\n\n\n

11. Evite divaga\u00e7\u00f5es<\/h2>\n\n\n\n

Apesar de muitas vezes falar sobre assuntos n\u00e3o pertinentes seja importante para quebrar o gelo no in\u00edcio da reuni\u00e3o, eu recomendo que voc\u00ea deva evitar este comportamento. Busque objetividade e foque no assunto tratado<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Para n\u00e3o correr o risco de ser cansativo, seja breve nos coment\u00e1rios.<\/p>\n\n\n\n

12. Documente a reuni\u00e3o<\/h2>\n\n\n\n

Defina um respons\u00e1vel por anotar e documentar os assuntos tratados, decis\u00f5es tomadas, datas definidas para resolu\u00e7\u00e3o, respons\u00e1veis etc. Encaminhe esse documento para todos os participantes e pe\u00e7a confirma\u00e7\u00e3o do recebimento e o aceite da ata documentada.<\/p>\n\n\n\n

Uma reuni\u00e3o sem documenta\u00e7\u00e3o pode representar trabalho jogado fora, pois os assuntos podem cair no esquecimento<\/strong> e o trabalho n\u00e3o ter sequencia. Fazendo novamente a conta do tempo de reuni\u00e3o multiplicado pelo n\u00famero de participantes, em um exemplo de uma reuni\u00e3o de 3 horas com 4 pessoas representa 12 horas de dedica\u00e7\u00e3o. Se voc\u00ea n\u00e3o document\u00e1-la, poder\u00e1 ter jogado no lixo 12 horas de trabalho.<\/p>\n\n\n\n

13. Defina quando ser\u00e1 a pr\u00f3xima reuni\u00e3o<\/h2>\n\n\n\n

Definidas as pend\u00eancias, os respons\u00e1veis por resolv\u00ea-las e as datas para resolu\u00e7\u00e3o, agende uma reuni\u00e3o para apresenta\u00e7\u00e3o dos resultados. Idealmente voc\u00ea deve dar um intervalo suficiente<\/strong> para que sejam realizados todos os deveres de casa entre uma reuni\u00e3o e outra.<\/p>\n\n\n\n

N\u00e3o \u00e9 produtivo sua ind\u00fastria durante um projeto de implanta\u00e7\u00e3o de um software de gest\u00e3o com PPCP<\/a> marcar reuni\u00f5es em um intervalo menor do que o tempo necess\u00e1rio para a realiza\u00e7\u00e3o das tarefas. Por exemplo, ap\u00f3s uma reuni\u00e3o \u00e9 definido que o time de engenharia<\/a> precisar\u00e1 fazer os cadastros das listas de materiais. Caso esta tarefa somada \u00e0s demais atividades do dia a dia precise de duas semanas para ser conclu\u00edda, voc\u00ea n\u00e3o deve agendar a pr\u00f3xima reuni\u00e3o para um per\u00edodo menor do que 14 dias.<\/p>\n\n\n\n

14. Planeje a reuni\u00e3o em detalhes<\/h2>\n\n\n\n

Cada reuni\u00e3o representa uma grande oportunidade de impulsionar o projeto.  Para propiciar uma reuni\u00e3o agrad\u00e1vel, \u00e9 importante que voc\u00ea dedique certo tempo para o planejamento da pauta e n\u00e3o se atrase.<\/p>\n\n\n\n

Muitas vezes os participantes do projeto consideram somente o tempo de reuni\u00e3o como tempo do projeto, mas se esquecem de que o tempo dedicado ao planejamento do projeto aumenta muito a qualidade das reuni\u00f5es e o avan\u00e7o do projeto na dire\u00e7\u00e3o certa. Pensando nisso, para facilitar o planejamento da reuni\u00e3o, recomendo uma estrutura enxuta para a reuni\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Estrutura simplificada de uma reuni\u00e3o:<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
    \n
  1. Abertura \u2013 alinhamento de objetivos e pauta da reuni\u00e3o<\/li>\n\n\n\n
  2. Revis\u00e3o da \u00faltima reuni\u00e3o \u2013 resultados e pend\u00eancias n\u00e3o resolvidas<\/li>\n\n\n\n
  3. Assuntos em pauta \u2013 o fluxo abaixo deve se repetir para cada um dos itens da pauta\n
      \n
    1. Discuss\u00e3o do assunto<\/li>\n\n\n\n
    2. Respons\u00e1vel pela resolu\u00e7\u00e3o<\/li>\n\n\n\n
    3. Prazo para resolu\u00e7\u00e3o<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n\n\n\n
    4. Documenta\u00e7\u00e3o da reuni\u00e3o<\/li>\n\n\n\n
    5. Data para pr\u00f3xima reuni\u00e3o<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

      Sua ind\u00fastria est\u00e1 preparada para atingir a excel\u00eancia na gest\u00e3o da produ\u00e7\u00e3o?<\/h2>\n\n\n\n

      Apresentei at\u00e9 aqui algumas sugest\u00f5es para otimizar as reuni\u00f5es e criar casos de sucesso na implanta\u00e7\u00e3o de um sistema de gest\u00e3o<\/a> com PPCP. Caso voc\u00ea esteja considerando implantar um software para apoiar a sua ind\u00fastria a atingir a excel\u00eancia na gest\u00e3o da produ\u00e7\u00e3o<\/a>, recomendo que leia este post antes de cada reuni\u00e3o do projeto de implanta\u00e7\u00e3o e que antes de escolher o software para a sua ind\u00fastria, assista a esta demonstra\u00e7\u00e3o do Nomus PCP<\/a><\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

      Tenho certeza que escolhendo o fornecedor mais adequado para atender \u00e0 demandas da sua ind\u00fastria e seguindo as dicas para uma reuni\u00e3o mais produtiva, seu projeto ter\u00e1 muito mais chances de ser um sucesso.<\/p>\n\n\n

      \"Nomus<\/a><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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