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5 Passos fundamentais para fazer um bom inventário industrial

Atualizado em 23/03/23 - Escrito por Celso Monteiro na(s) categoria(s): Gestão de estoques e compras / Logística

Importante etapa de qualquer projeto de implantação de sistemas de gestão de estoque, o inventário de estoque caracteriza-se por uma contagem dos produtos presentes na empresa. Todo inventário precisa de duas informações básicas para ser feito:

1. Produtos
2.  Setores de estoque

Também podemos acrescentar outras informações ao inventário. Algumas são:

• Lote
•  Data de validade,
•  Custo médio,
• Custo de reposição

Porém, nenhum inventário é feito sem que sejam identificadas, minimamente, os produtos e os setores de estoque com os quais se relaciona.

Dada essa breve introdução sobre o conceito de inventário, podemos partir para a aplicação dentro de um projeto de implantação de sistema de gestão industrial.  

O controle de estoque em uma indústria é algo primordial para o seu sucesso. Sem esse passo, toda atividade industrial fica comprometida, pois dificilmente conseguirão atender a prazos e, consequentemente, vendas serão perdidas.

Quando fazer

Dentro dos projetos que assumo, só aconselho a realização de um inventário quando todas as rotinas de estoque já estão treinadas. Os funcionários que as realizarão diariamente devem testar a aderência do sistema e se posicionar quanto a todas as dificuldades que a ferramenta apresentar.

Caso haja alguma situação que a modelagem proposta não seja aderente, é necessária a modificação na mesma. Esse processo é feito até que a modelagem do sistema referente às movimentações de estoque seja testada, treinada e aprovada pelos funcionários da empresa.

Quando tenho esse “sinal verde”, inicio o planejamento para o cadastro de um inventário completo de todos os produtos e setores de estoque.

Por que cadastrar apenas depois da aprovação

A resposta é simples: Para não termos retrabalho.

O inventário geralmente é uma atividade que gera muito desgaste de toda a equipe, pois vários funcionários são mobilizados para contar tudo que a empresa tem disponível em cada setor.

Dependendo da quantidade de itens diferentes que a empresa possui, pode demandar dias para que o inventário seja finalizado.

Imagine todo esse esforço e energia gastos para a realização de um inventário e a modelagem proposta não é tão aderente à realidade da indústria? Ou que os funcionários que realizam os lançamentos ainda não estão totalmente familiarizados com o sistema?

Todo esse esforço da equipe seria desperdiçado, já que em breve precisarão realizá-lo novamente. Portanto, o inventário precisa ser planejado e a empresa precisa se organizar para que os dados apurados nele sejam os mais corretos possíveis.

5 etapas para garantir um bom inventário:

1. Identificar produtos

Para identificar os produtos que serão incluídos no inventário, utilizamos:

• Código do produto
• Descrição do produto
• Unidade de Medida

A unidade de medida do inventário precisa ser igual a unidade de medida do cadastro do produto.

• Não podemos, por exemplo, controlar o estoque de um Polímero por Kg e no inventário registrar a quantidade por sacos.
• Podemos até utilizar a quantidade de sacos deste polímero como base para uma conversão para Kg, porém, nunca registrar a quantidade de sacos como a quantidade inventariada. Certamente isso traria sérios problemas para o controle de estoque deste produto.

2. Identificar setores de estoque

Após identificar os produtos que serão inventariados, precisamos avaliar os setores de estoque que servirão de base para o inventário.

Dependendo da realidade de cada empresa, um mesmo produto pode ser armazenado em diferentes setores de estoque. Portanto, também precisam ser identificados quais são setores que serão levados em consideração para a contagem.

3. Programar o dia para a contagem de estoque

Como havia mencionado anteriormente, o inventário é uma atividade que requer muito esforço de toda equipe.  Logo, o período que a contagem de estoque e o inventário serão feitos precisa ser programado com bastante antecedência, além de ser divulgado exaustivamente para que nenhum funcionário seja pego de surpresa no dia.

Se possível, é interessante programar esta contagem para um período em que a fábrica não esteja em funcionamento. Contar estoques enquanto movimentações de produção são realizadas a todo instante, é uma tarefa muito complicado. Por este motivo sempre aconselhamos a realização do inventário em um período em que a fábrica esteja parada ou em baixa produção.

4. Realizar contagem do estoque de cada produto por setor de estoque

A contagem é a etapa mais desgastante de todas. Dependendo da quantidade de itens diferentes que a empresa possui, o prazo para a sua conclusão pode ser de dias.

Para auxiliar esta etapa, é preciso montar uma planilha com as informações que serão levadas em consideração no inventário. Segue uma sugestão com campos básicos e um exemplo preenchimento.

Caso não seja possível parar a empresa, será preciso tomar alguns cuidados para que a contagem seja feita corretamente. Vamos utilizar como exemplo uma matéria prima :

• Separar (se possível fisicamente) a quantidade dessa matéria prima que será utilizada pela produção no dia do inventário;
• Contar todo o estoque dessa matéria prima, inclusive com a quantidade que será utilizada no período do inventário pela produção;
• Realizar as movimentações de requisição do estoque de almoxarifado para o estoque de produção das ordens que irão consumir essa matéria prima no período do inventário.

Com essa separação, temos como garantir que o estoque inventariado já está considerando toda a quantidade que será movimentada pela produção durante o período do inventário. Porém, a grande questão aqui é garantir que nenhuma movimentação seja feita até que o inventário seja registrado. Explicarei melhor essa questão no quinto passo.

Veja também:

• Indústria 4.0: o que é e quais são as novidades

5. Registrar inventário em um sistema informatizado

Após realizada a contagem de todos os produtos pelo inventário, essas informações precisam ser registradas em algum sistema informatizado.

Essa atividade irá atualizar o saldo em estoque de todos os produtos inventariados conforme a contagem realizada.

O sistema informatizado precisa ter a inteligência de gerar movimentações de entrada ou saída, dependendo da diferença entre a quantidade atual e a inventariada em estoque. Vamos a um exemplo:

• Produto: MP001
• Saldo no setor “Almoxarifado” atual = 100Kg
• Saldo no setor “Almoxarifado” no inventário  = 200Kg
• O sistema precisa realizar uma movimentação que transforme o saldo atual em estoque de 100Kg para os 200Kg que foram contados no inventário.  Para isso, a movimentação será:
  • Quantidade da movimentação = Quantidade inventariada – Quantidade atual em estoque
• Quantidade da movimentação =200 Kg – 100Kg = +100Kg

Nesse exemplo, o sistema realizaria uma movimentação de entrada por inventário, no setor Almoxarifado, de 100Kg do Produto MP001. Porém, vamos a uma outra situação:

• Produto: MP001
• Saldo no setor “Almoxarifado” atual = 300Kg
• Saldo no setor “Almoxarifado” no inventário  = 200Kg
  • Quantidade da movimentação = Quantidade inventariada – Quantidade atual em estoque
• Quantidade  da movimentação =200 Kg – 300Kg = -100Kg

Já nesse caso o sistema realizaria uma movimentação de saída por inventário, no setor Almoxarifado, de 100Kg do Produto MP001.

No passo 4 eu comentei que, caso a empresa tenha dificuldades em paralisar sua produção, é preciso ter um pouco mais de atenção. Para entender na prátic, veja esse exemplo:

• Imagine que às 8h foi realizada a contagem no almoxarifado e o saldo em estoque da MP001 (chapa metal 01) eram 200 Kg (considerando já os 50Kg que a produção iria consumir no dia).
• Agora, considere que uma movimentação de requisição pela produção tenha sido realizada às 8h30min e tenha transferido para o setor de Produção os 50Kg que a produção demandará no dia.
• Para finalizar, o inventário foi feito às 09h e com a quantidade de 200Kg do MP001 no setor de almoxarifado. Nesse momento, o sistema irá atualizar o estoque desse produto no setor de almoxarifado para 200Kg, porém, como a requisição pela produção de 50Kg foi feita antes do inventário, o saldo em estoque do MP001 ficará diferente do correto.

Nesse exemplo, a sequência de lançamentos seria:

• Realizar contagem
• Registrar inventário
• Realizar requisição pela produção

Se essa sequência for seguida, no exemplo dado, o saldo em estoque do MP001 ficaria em 200Kg após o inventário e, após a requisição, ficaria com 150Kg, que seria o saldo em estoque correto.

Aplicação em sua indústria

Inventário é uma atividade importantíssima para qualquer empresa. Portanto, é fundamental que você conte com um auxílio qualificado sempre que essa tarefa se mostrar necessária.

A Nomus possui engenheiros com vasta experiência em gestão industrial e que poderão conceder o suporte necessário para esta tarefa tão importante que é a realização de inventário.

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